UWAGA! – Przesyłanie dokumentów i załatwianie spraw w PKWK
Szanowni Państwo!
Ostrzegamy, że bardzo często mamy do czynienia z ogromnymi opóźnieniami i zatorami w doręczaniu przesyłek listowych za pośrednictwem Poczty Polskiej (listy zwykłe mają czasami nawet kilkutygodniowe opóźnienia).
Dlatego też prosimy, aby przed wysłaniem oryginałów dokumentów pocztą przesyłać do nas ich skany na skrzynki mailowe merytorycznie odpowiedzialnych wydziałów. Pozwoli to na w miarę bieżące aktualizowanie dokumentacji i przyspieszy weryfikację i rejestrację zgłoszeń.
Prosimy o mailowe przesyłanie potwierdzeń przelewu niezwłocznie po dokonaniu wpłaty lub wraz z dokumentami, gdyż wydziały nie mają bieżącego wglądu do rejestru wpłat a do załatwienia sprawy/wydania dokumentów niezbędne jest uprzednie uiszczenie stosownych opłat, wynikających z obowiązującego cennika!
Sugerujemy, aby wszelkie dokumenty wysyłać do PKWK przesyłkami poleconymi lub kurierskimi (jeśli jest to sprawa bardzo pilna, gdyż nawet listy priorytetowe trafiają do nas nieraz po nawet 2-3 tygodniach), ponieważ tylko wówczas będzie możliwość śledzenia losów przesyłek (na stronach operatorów pocztowych i kurierskich) i składania ewentualnych reklamacji w przypadku ich opóźnienia lub zaginięcia.
Informacje z systemów śledzenia przesyłek rejestrowanych nie są jednak wiążące i potwierdzenie, czy i w jakim terminie przesyłka faktycznie dotarła, możecie Państwo uzyskać wyłącznie na bezpośrednie zapytanie telefoniczne lub mailowe, w sekretariacie lub właściwym wydziale PKWK.
W związku z częstymi przypadkami otrzymywania przez PKWK przesyłek niekompletnych, nieczytelnych, bez adresu nadawcy i telefonu kontaktowego oraz w świetle obowiązujących, ustawowych i regulaminowych terminów składania niektórych dokumentów i informacji do poszczególnych wydziałów (zwłaszcza dotyczących Ksiąg Stadnych i Wydziału Spraw Hodowlanych i Wyścigowych), prosimy o śledzenie losów składanych przez Państwa dokumentów i zasięganie informacji nt. etapu załatwiania spraw przez merytoryczne wydziały. Pomoże to uniknąć konieczności pozostawiania spraw bez możliwości rozpatrzenia i poinformowania o tym wnioskodawców, którzy przypominają sobie nieraz o sprawie dopiero, kiedy pilnie potrzebują danego dokumentu lub kiedy okazuje się, że w wyniku niezałatwienia przez nich sprawy w terminie tracą (czasowo lub trwale) możliwość korzystania z określonych praw w danej dziedzinie.
